BELTUG publiceert uitgebreide aanbevelingen voor uw corporate policy
BELTUG geeft ‘het goede voorbeeld’ inzake GSM, e-mail en internet
BELTUG publiceert uitgebreide aanbevelingen voor uw corporate policy
Sint-Niklaas, 15 september 2008 – BELTUG (the Belgian Communications Services User Group) heeft uitgebreide aanbevelingen klaar voor een policy of handleiding voor GSM, Internet en E-mail. Uit een rondvraag bleek duidelijk dat veel bedrijven nog steeds worstelen met de invoering van afspraken rond één of meerdere aspecten. BELTUG bundelt inzichten in een paper op basis van de ervaring van haar leden. Een goede policy vereist een dialoog tussen ICT, HR, communicatie en juridische dienst. Een onderneming die haar eigen huisregels wil, hoeft dankzij BELTUG het warm water niet opnieuw uit te vinden.
Afspraken nodig rond nieuwe communicatietechnologie in bedrijven
BELTUG biedt in deze handleiding geen standaardantwoorden, wel een leidraad met bruikbare tips, ingegeven vanuit de praktijk bij BELTUG leden. Algemeen directeur Danielle Jacobs legt uit waarom: “De toegevoegde waarde zit in het samenbrengen van alle organisatorische, juridische en fiscale aspecten; onze leden weten wat technologisch mogelijk is maar blijven met vragen zitten over wat juridisch mag of fiscaal interessant is. Deze paper is ook interessant voor HR omdat zij vaak de eindverantwoordelijkheid dragen. Zo behandelen we een aantal nieuwe elementen zoals: breedband bij de werknemer thuis, sociale netwerken/blogs en ‘unified messaging’ waarbij de werknemer vanop verschillende plaatsen kan werken of “beschikbaar” is.“
Gedreven vanuit juridisch of financieel oogpunt
De werkgever kan zijn personeel wel een reeks gedragsregels opleggen, maar de werknemer heeft ook rechten. Zeker als het op privacy aankomt: mag u als werkgever eigenlijk wel het privé-gebruik verbieden? Voor e-mail of internet is de drijfveer om een corporate policy op te stellen vaak juridisch van aard : de werkgever wil duidelijke afspraken om later discussies en, eventueel gerechtelijke, conflicten te vermijden. Daarnaast is het een manier om zich in te dekken tegen ongeoorloofd gebruik van deze communicatiemiddelen, waarbij zowel de onderneming als het personeelslid juridisch vervolgbaar zijn. Voor GSM wil men de verantwoordelijkheden vastleggen maar daarenboven ook de kosten beperken. “Heel wat bedrijven kampen met hoge mobilofoniekosten, maar ook met aandachtpunten naar beveiliging van confidentiële informatie, van het toestel zelf en van de IT-infrastructuur van de onderneming. Voor mobiele data (zoals SMS) gelden dan ook weer de privacybescherming zoals bij e-mail en internet. Tijd dus om het allemaal eens te groeperen. “ aldus Danielle Jacobs.
Communicatiemiddelen niet enkel een zaak van ICT
Eén van de belangrijkste aanbevelingen is een goede voorbereiding voor de introductie van deze extra huisregels. Hier hoort een degelijke samenwerking tussen de ICT afdeling, de personeelsafdeling, het juridisch departement en de communicatiedienst. Eens de gedragscode is afgestemd met de sociale partners, voor grotere bedrijven binnen de ondernemingsraad, moeten alle werknemers ook op de hoogte zijn van de regels die een deel van het arbeidsreglement vormen. Alle vernieuwingen en aanpassingen moeten meteen worden gecommuniceerd, waarbij het intranet of mail dan weer een ideaal hulpmiddel zijn.De paper geeft gedetailleerd uitleg, voorbeelden en advies bij volgende aspecten:
- Communicatienoden en profielen
- Organisatorische aanbevelingen inzake gsm-beheer en gebruik
- Nieuwe mogelijkheden om privé- en zakelijk gsm-gebruik te scheiden
- Bescherming van de privacy van de werknemer
- Controle en sanctievoorschriften
- Aanbevelingen voor mail- en internetgebruik
- Sensibilisering, voorbeeldclausules en nieuwe trends als unified messaging, sociale netwerken, blogs.
De studie met aanbevelingen is beschikbaar in Nederlands en Frans en is gratis voor leden (55p).
Over BELTUG
BELTUG, de onafhankelijke gebruikersgroep rond communicatietechnologie en –diensten, groepeert ICT beslissers van bedrijven en publieke instellingen.
Meer dan 700 leden wisselenbij BELTUG ervaringen uit en genieten van expertise, workshops, seminars, publicaties en belangenbehartiging. Dankzij persoonlijke contacten en online toegang tot rapporten, leren ze van elkaar en maximaliseren zo het potentieel van communicatietechnologie en -diensten voor hun bedrijf.
Contact:
Danielle Jacobs, Directeur, 0495 10 88 51 - 015 51 88 51, danielle.jacobs@beltug.be
BELTUG – Knaptandstraat 123 – 9100 Sint-Niklaas – 03 778 17 83 info@BELTUG.be
www.beltug.be |
