BELTUG publie des recommandations détaillées à utiliser dans le cadre de l’élaboration de votre Corporate Policy
BELTUG donne le « bon exemple » concernant le GSM, le courriel et internet.
BELTUG publie des recommandations détaillées à utiliser dans le cadre de l’élaboration de votre Corporate Policy
Sint-Niklaas, 15 septembre 2008 – BELTUG (the Belgian Communications Services User Group) a préparé des recommandations détaillées à utiliser dans le cadre de l’élaboration d’une Policy ou d’un manuel pour les GSM, Internet et le courriel. Une enquête a clairement montré que l’introduction de conventions concernant un ou plusieurs aspects continuait de plonger nombre d’entreprises dans l’embarras. BELTUG a rassemblé dans un document des conseils basés sur l’expérience de ses membres. Une bonne Policy requiert un dialogue entre les services ICT, juridique, ressources humaines et communication. Grâce à BELTUG, une entreprise qui veut avoir ses propres règles internes ne doit plus se mettre martel en tête.
Des conventions sont nécessaires pour utiliser les nouvelles technologies de la communication dans les entreprises
Dans ce manuel, BELTUG n’apporte pas de réponses standard mais elle propose un fil conducteur intéressant et une série de petits conseils pratiques issus de l’expérience de ses membres. Le Directeur général, Mme Danielle Jacobs, explique pourquoi : “La valeur ajoutée de ce manuel tient au fait que nous avons rassemblé dans un même texte tous les aspects organisationnels, juridiques et fiscaux; nos membres savent ce qui est technologiquement possible, mais s’interrogent encore souvent sur ce qui est juridiquement faisable ou fiscalement intéressant. Ce document sera aussi une source d’informations pertinentes pour les ressources humaines qui portent au final souvent la responsabilité de la décision. C’est ainsi que nous passons en revue une série de nouveaux éléments comme la large bande au domicile du travailleur, les réseaux sociaux/blogs et le « unified messaging » qui permet à l’employé de travailler ou d’être « disponible » depuis différents endroits.“
Motivation juridique ou financière
Si l’employeur peut imposer à son personnel un certain nombre de règles de conduite, le travailleur a lui aussi des droits. Surtout lorsqu’il est question de sa vie privée : pouvez-vous vraiment, en tant qu’employeur, interdire l’utilisation privée ?Pour le courriel ou internet, les entreprises invoquent souvent des raisons juridiques pour justifier leur souhait d’établir une Corporate Policy : l’employeur veut des conventions explicites afin d’éviter ultérieurement des discussions voire des conflits judiciaires. C’est aussi une manière de se prémunir contre une utilisation illicite de ces instruments de communication, laquelle pourrait faire l’objet de poursuites judiciaires, tant dans le chef de l’entreprise que du membre du personnel. Pour le GSM, l’objectif est de déterminer les responsabilités, mais aussi de limiter les coûts. Ainsi que l’explique Mme Danielle Jacobs, “De nombreuses entreprises sont aux prises avec des coûts de mobilophonie élevés, mais sont aussi confrontées à des problèmes liés à la sécurité des informations confidentielles, de l’appareil lui-même et de l’infrastructure IT propre. Pour les données mobiles (comme le SMS), la problématique est à nouveau celle de la protection de la vie privée, comme dans le cadre de l’utilisation du courriel et d’internet. L’heure est donc venue de regrouper tous ces aspects.“.
Les instruments de communication ne sont pas seulement l’affaire du département ICT
L’une des principales recommandations est de préparer soigneusement l’introduction de ces règles de conduite internes supplémentaires. Ce qui implique une solide collaboration entre les départements ICT, du personnel, juridique et communication. Une fois le code de conduite arrêté avec les partenaires sociaux - et pour les grandes entreprises, au sein du conseil d’entreprise -, tous les travailleurs doivent aussi être informés de ces règles qui constituent une partie du règlement de travail. Toutes les nouveautés et adaptations doivent être d’emblée communiquées, l’intranet et le courriel constituent dans ce cadre un instrument idéal.Le document donne des explications détaillées, des exemples et des conseils concernant les aspects suivants :
- Besoins et profils de communication
- Recommandations d’ordre organisationnel concernant la gestion et l’utilisation du GSM
- Nouvelles possibilités de distinguer utilisation privée et professionnelle des GSM
- Protection de la vie privée du travailleur
- Prescriptions en matière de contrôle et sanctions
- Recommandations pour l’utilisation du courriel et d’internet
- Sensibilisation, clauses types et nouvelles tendances comme le unified messaging, les réseaux sociaux, les blogs.
L’étude et les recommandations sont disponibles gratuitement en français et néerlandais pour les membres (55 p).
BELTUG, le groupe indépendant d’utilisateurs de services et technologies de la communication, regroupe des décideurs ICT du secteur privé et public. Les plus de 700 membres s’échangent activement leurs connaissances, profitant de l’expertise de chacun, des ateliers, conférences, publications et actions de lobbying. Dans un environnement en ligne comme lors de rencontres bien concrètes, les membres s’échangent leurs expériences, faisant ainsi progresser leurs propres technologies et services de communication.
Contact:
Danielle Jacobs, Directeur, 0495 10 88 51 - 015 51 88 51, danielle.jacobs@beltug.be
BELTUG – Knaptandstraat 123 – 9100 Sint-Niklaas – 03 778 17 83 info@BELTUG.be
www.beltug.be |
