BELTUG Communiqué de presse - Les départements IT et HR doivent s’accorder sur la politique à suivre et les conventions internes concernant les services de GSM, d’internet et de courriel offerts par l’employeur

Les départements IT et HR doivent s’accorder sur la politique à suivre et les conventions internes concernant les services de GSM, d’internet et de courriel offerts par l’employeur
Le BELTUG Paper 2010 rassemble de nouveaux points de vue

Sint-Niklaas, 21 juin - Cette semaine, les membres de BELTUG ont reçu la primeur de la version actualisée du Paper “Police d’entreprise relative aux outils de communication de l’employeur”. Quelques réactions :
“Un excellent travail. De nombreuses entreprises attendaient ce genre d’informations. Pour elles, un tel document est aussi précieux que de l’or.” / “J’ai noté de nombreux conseils utiles; je vais maintenant lire le Paper en entier.”/“Nous ignorions totalement cet aspect; nous allons immédiatement en discuter en interne. Merci à BELTUG !”

Pour mettre au point de bonnes conventions concernant les outils de communication de l’employeur, il faut que tout le monde se mette autour de la table : Départements IT, Achats, Ressources humaines et juristes. BELTUG rassemble les points de vue de membres et de spécialistes : la valeur ajoutée du Paper tient à cette concentration de tous les aspects organisationnels, juridiques et fiscaux en un seul texte. Ce Paper compte 90 pages de conseils et de clauses types et il est disponible tant en français qu’en néerlandais.

BELTUG reçoit régulièrement des questions sur les conventions à prévoir concernant les services de GSM, d’internet et de courriel de l’employeur. De nombreuses entreprises recherchent des informations sur la gestion des coûts ou la responsabilité juridique et le droit de contrôle. “Tous les ans ou tous les deux ans, nous devons actualiser notre Paper sur les polices. Les entreprises doivent adapter leur politique car elles sont sans cesse confrontées à de nouvelles situations” :

le GSM, le smartphone et l’ordinateur constituent un avantage extralégal intéressant. Les smartphones sont en pleine conquête du marché; de plus en plus d’employés veulent ne plus devoir se déplacer qu’avec un seul appareil assurant des services à la fois d’internet, de courriel, de photos. Comment éviter les “bill shocks” (chocs liés aux factures) ’?
Comment réagir, en tant qu’entreprise, aux demandes des employés qui souhaitent utiliser leur téléphone privé propre au travail et de nouvelles applications comme facebook, twitter ?
Les entreprises ne veulent pas empêcher l’utilisation privée des outils qu’elles mettent à la disposition de leur personnel; elles tiennent à ce que les employés tirent au maximum parti de leur équipement, sans devoir pour autant se saigner elles-mêmes aux quatre veines pour supporter les applications privées. Heureusement, il existe désormais de nombreuses nouvelles possibilités pour séparer l’usage privé de l’utilisation professionnelle.
Le cadre fiscal a également été modifié. Quelles solutions sont-elles fiscalement les plus intéressantes pour l’employé et l’employeur ? Comment déclarer correctement l’utilisation privée (sécurité sociale, précompte professionnel et TVA) ?
Une mobilité accrue est nécessaire, on-the-road, depuis la maison : qui est disponible, quand et comment ? Comment rédiger au mieux des conventions ? Celles-ci seront-elles juridiquement contraignantes ?
Contrôler les sites internet et les courriels : que peut-on faire et comment faut-il, en tant qu’employeur, constater valablement les infractions ?
Comment permettre aux collaborateurs d’utiliser de manière optimale les nouveaux médias, de les faire fonctionner efficacement tout en gardant sous contrôle la bande passante utilisée et la sécurité, en protégeant la confidentialité des informations de l’entreprise, …

“Au travers de ce Paper, nous jetons un pont entre la technologie et les départements juridiques, des ressources humaines et des achats; les thèmes abordés sont des thèmes organisationnels comme la politique d’achat et de soutien des appareils, mais le Paper traite aussi de la déclaration fiscale de l’utilisation privée, des aspects juridiques dans le cadre du contrôle des infractions, ... En tant qu’employeur, vous avez de nombreuses possibilités de choix. C’est pourquoi nous ne préconisons pas une police standard. Notre Paper vous présente des exemples de polices strictes, mais aussi de polices moins restrictives, impliquant des solutions créatives. Une entreprise qui veut ses règles propres ne doit pas réinventer l’eau chaude”, résume Mme Eva De Schryver, Manager Communication de BELTUG.

Le Paper est gratuit pour les membres de BELTUG. Son prix est de € 295 pour les non membres. Le tarif de départ des adhésions est de € 315 par an.

La table des matières figure en annexe et vous pouvez contacter Eva De Schryver à ce sujet, au 0496 02 67 08.

Concernant BELTUG

BELTUG est une asbl qui intervient au nom des utilisateurs professionnels de technologies et services de communication, c’est-à-dire tant d’entreprises que de services publics. BELTUG compte désormais quelque 845 membres. Elle constitue une organisation de networking majeure pour les décideurs ICT dans notre pays. BELTUG regroupe des entreprises qui s’échangent mutuellement leurs expériences; elle publie des recommandations concernant des thèmes ICT et dispense des informations au travers d’ateliers et de séminaires. L’organisation défend aussi les intérêts des utilisateurs d’ICT auprès des autorités nationales et internationales.
Contact
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