Privacy policy
Algemeen
Beltug VZW vindt jouw privacy zeer belangrijk, daarom hebben wij met de AVG in het achterhoofd deze privacy policy opgesteld.
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en op welke manier wij dit doen. Daarom krijg je in dit privacybeleid op een duidelijke manier antwoord op volgende vragen:
- Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
- Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?
- Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou, waarom doen we dit, wat doen we ermee en hoelang bewaren we ze?
- Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?
- Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens? Worden jouw persoonsgegevens internationaal doorgegeven?
- Welke zijn jouw rechten?
- Wie contacteer je in geval van vragen i.v.m. deze privacy policy?
- Wijzigingen van de privacy policy en het cookiebeleid
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Beltug VZW, met maatschappelijke zetel Bedrijvencentrum Waasland, Industriepark-West 75, 9100 Sint-Niklaas.
Indien je vragen hebt omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens, contacteer dan de verantwoordelijke gegevensbescherming via info@beltug.be.
Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?
- AVG: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking sinds 25 mei 2018 (ook wel GDPR – General Data Protection Regulation genoemd)
- Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, e-mail, geboortedatum, …) of indirect (IP-adres, nummerplaat auto…) toelaat om personen te identificeren
- Bijzondere categorie persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van een persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
- Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens
- Verwerkingsverantwoordelijke: Beltug VZW
- Betrokkene: een natuurlijke persoon
- Verwerker: een partner die in opdracht van Beltug persoonsgegevens verwerkt
- Standard Contractual Clauses (SCC): een SCC is een door de Europese Commissie opgesteld modelcontract dat ervoor moet zorgen dat het beschermingsniveau bij een organisatie in een derde land overeenkomt met het beschermingsniveau binnen de Europese Unie
- Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en Beltug, waarbij Beltug bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgens de Belgische privacywetgeving en de Europese Verordening van Persoonsgegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou, wanneer doen we dat, waarom vragen we ze, waarom mogen we dit en hoelang bewaren we ze?
| Bron? | Categorie van persoonsgegevens | Waarom vragen we ze en waarom mogen we dit? | Bewaartermijn? |
|---|---|---|---|
| Jij, bij het invullen van een contactformulier op de Beltug website |
|
|
|
| Jij, bij de aanvraag tot lidmaatschap voor jouw bedrijf |
|
|
|
| Jij, bij een telefonisch contact of een mail |
|
|
|
| Jij, als lid voor jezelf en de medewerkers die je hebt opgegeven | Contactgegevens |
|
Tot 2 jaar na de beëindiging van het lidmaatschap. |
| Jij, wanneer je je inschrijft op één of meerdere nieuwsbrieven of informatieve mailings |
|
|
Tot wanneer je je toestemming intrekt (bijvoorbeeld via de ‘unsubscribe’ link onderaan elke mailing of op eenvoudig verzoek via mail). |
Marktstudies en marktanalyses
Voor een vereniging als Beltug die onder meer gericht is op het delen van kennis en informatie tussen de verschillende leden, is het belangrijk te weten wat er leeft binnen de professionele omgeving, welke problemen, uitdagingen en prioriteiten er zijn, welke de beste strategie kan zijn om bepaalde businessvereisten te verwezenlijken, enz.
Studies en analyses kunnen gebeuren vanuit verschillende invalshoeken: op sectorniveau bijvoorbeeld, of vanuit hoe bedrijven omgaan met bepaalde wetgeving, of vanuit een meer afgelijnd kader zoals licentiemanagement, enz.
Om aan deze doelstelling – waarvoor leden zich onder meer bij Beltug aansluiten – te kunnen voldoen, zal Beltug haar leden op regelmatige basis een vraag voorleggen om mee te werken aan dergelijke markstudie. Het versturen van de uitnodiging om mee te werken, gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang in het kader van de doelstelling.
De deelname is telkens uiteraard volledig vrijblijvend. Echter, hoe meer leden meewerken, hoe beter het resultaat; dat spreekt voor zich. De persoonsgegevens die hierbij verwerkt worden zijn identificatiegegevens: contactinfo, je functie, waar je werkt en de antwoorden op de vragen/stellingen.
In bepaalde gevallen kunnen we werken met een derde partij, een verwerker, waar we een verwerkersovereenkomst hebben mee afgesloten. Zelfs wanneer één van onze business partners mee het initiatief van de studie draagt, worden er met hen nooit persoonsgegevens doorgegeven. Enkel geaggregeerde informatie kan worden gedeeld.
Alle persoonsgegevens die in het kader van een marktonderzoek worden verwerkt, worden binnen de 3 maanden verwijderd. Er worden geen kopieën bijgehouden.
Gebruik van cookies
Beltug maakt gebruik van cookies op haar website. Hoe wij omgaan met cookies en de daarmee verbonden persoonsgegevens kan je vinden in onze cookie policy.
Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?
Jouw privacy heeft bij ons de hoogste prioriteit, daarom stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.
Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens?
Intern
Binnen onze organisatie hebben alleen de daartoe gemachtigde personeelsleden en de personen die wij aanwijzen, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen die personen die voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst, toegang nodig hebben.
Extern
Persoonsgegevens van bezoekers van de website worden door ons niet doorgegeven aan derde partijen, tenzij er wettelijke verplichtingen zijn of wanneer dit in verband zou zijn met een door jou gedefinieerde klacht en de input of betrokkenheid van derden strikt noodzakelijk zou zijn.
Internationaal
Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven naar verwerkers in niet-adequate landen (bv. bepaalde landen buiten de EU zoals de Verenigde Staten) met de uitzondering dat Beltug gebruikmaakt van O365, een applicatie van Microsoft, een Amerikaans bedrijf voor o.m. het e-mailverkeer. Met Microsoft werden Standard Contractual Clauses (SCC) ondertekend. Voor het bezorgen van mailings en transactionele mails wordt gebruik gemaakt van SparkPost, een Amerikaanse dienstverlener met Nederlandse moeder (MessageBird). Binnen dezelfde context maken we gebruik van ‘MailPoet’, een Amerikaanse nieuwsbrief plugin waarmee we de lay-out en inhoud van de mailings bepalen en waarin we de geadresseerden van een mailing definiëren.
Ook met deze partners werden Standard Contractual Clauses (SCC) afgesloten. Voorbeelden van een transactionele mail: een bevestiging van een aanvraag tot lidmaatschap, een notificatie van registratie bij Beltug events, een notificatie na invullen van het contactformulier. Voor informatie over de verwerkingen van Sparkpost en MailPoet zelf, kan je de Privacy Policy van Sparkpost/MessageBird en MailPoet raadplegen.
Andere
Jouw persoonsgegevens zullen, behalve in de hierboven beschreven situaties, niet aan derden worden overgemaakt zonder jouw voorafgaande toestemming. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder jouw voorafgaande toestemming.
Welke zijn jouw rechten?
Als je gegevens met Beltug deelt, heb je als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.
Het recht op informatie
Dit recht wordt beschreven in dit document.
Het recht op toegang
Je kan steeds aan Beltug een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegevens in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informatie opvraagt zal Beltug deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de retentieperiode, de wettelijke grond voor verwerking en de ontvangers.
Wanneer wij twijfelen aan de identiteit van de aanvrager kunnen we steeds bijkomende identificatie vragen.
Deze informatie zal jou binnen de maand worden toegestuurd.
Recht op rechtzetting
Je hebt het recht om elk persoonlijk gegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoedt dat dit niet correct is. Beltug zal dit zo snel mogelijk aanpassen.
Bepaalde informatie binnen je profiel kan je zelf aanpassen via onze website. Hiervoor dien je lid te zijn van Beltug en beschikken over een login en paswoord. Niet-leden kunnen aanpassingen doorgeven via info@beltug.be.
Recht op verwijdering
Wanneer je niet meer wenst dat Beltug jouw persoonlijke gegevens verwerkt, kan je door middel van een e-mail via info@beltug.be vragen om deze gegevens te verwijderen uit onze bestanden/databases.
Dit is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat een andere wetgeving dit recht kan beperken. Bv. kan je geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt.
Wanneer wij twijfelen aan de identiteit van de aanvrager kunnen we steeds bijkomende identificatie vragen.
Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van een e-mail naar info@beltug.be.
Wanneer er echter geschillen lopen – bv. een rechtszaak of andere discussie – die wettelijke gevolgen kunnen hebben, dan is ons belang om deze gegevens toch te bewaren zwaarwichtiger dan jouw recht op verwijdering. Zolang dergelijke geschillen lopen, kunnen wij geen gegevens verwijderen.
Recht op beperking van verwerking
Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die Beltug op jouw gegevens uitvoert, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren op eenvoudige vraag via een e-mail naar info@beltug.be.
Recht op bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van jouw persoonsgegevens waarvoor wij een gerechtvaardigd belang menen te hebben. De verwerking van desbetreffende persoonsgegevens wordt gestaakt, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor deze verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of indien deze persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht op gegevensoverdracht
Wanneer je naar een andere gelijkaardige dienst wenst over te stappen, kan je Beltug vragen (via info@beltug.be) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren zodat je deze aan een gelijkaardige organisatie kan meedelen.
Het recht om je toestemming in te trekken
Wanneer we persoonsgegevens zouden verwerken op basis van jouw toestemming, dan kan je op elk ogenblik je toestemming zonder opgave van reden intrekken.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit
Wanneer je vermoedt of denkt te weten dat Beltug onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, Klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Wie contacteer je in geval van vragen met betrekking tot de policy?
Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je contact opnemen met de verantwoordelijke inzake privacy via info@beltug.be.
Wijziging privacy policy en/of cookiebeleid
Beltug houdt zich het recht voor om dit privacybeleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt door te klikken op de link onderaan elke webpagina.